15 minutos que mejorarán su proyecto de desarrollo de software

Los proyectos de desarrollo de software vienen con alta visibilidad

La decisión de invertir en cualquier proyecto de desarrollo de software dentro de una organización no es fácil. Como los fondos de capital son escasos y se necesita una cantidad significativa de tiempo y recursos intelectuales energéticos para ofrecer la solución, es fundamental tomar una decisión bien pensada.

Los proyectos de desarrollo de software no siempre han producido resultados tan buenos en términos de cumplir con una variedad de métricas o KPI. Las estadísticas revelan que los proyectos de TI a menudo no salen según lo planeado, ya que terminan entregando menos valor del anticipado y con frecuencia superan el presupuesto asignado. Además, los proyectos de software a menudo toman más tiempo del esperado, tienen objetivos confusos y no están en línea con los ideales de las partes interesadas [1].

Para ser específicos, un estudio realizado en 2012 reveló que los proyectos de TI a menudo superan en un 45 % el presupuesto y en un 7 % a lo largo del tiempo (McKinsey Company/Universidad de Oxford, 2012) [2]. Estas estadísticas revelan una desconexión entre los objetivos, planes y metas, los parámetros ideales del proyecto, con la realidad. Esto puede deberse a una falta de comunicación o una falta de entendimiento mutuo sobre el estado actual del proyecto entre todos los miembros del equipo. es critico que los proyectos de desarrollo de software se planifican de manera eficiente, que procedan según lo planeado y que entreguen el valor que se predijo inicialmente.

Ya sea debido a las grandes inversiones que se realizan en proyectos de desarrollo de software personalizado o a un historial anterior deficiente, estos proyectos cuentan con una gran visibilidad y los propietarios de los proyectos suelen sentir cierta cantidad de escrutinio para producir los resultados esperados. Todas las partes interesadas, incluidos ejecutivos, dueños de negocios, expertos en la materia y el equipo de desarrollo, deben estar en sintonía, regularmente, y deben poder generar respuestas sobre el cronograma, el presupuesto y los riesgos del proyecto cuando sea necesario. Una forma de hacerlo es a través de un informe de estado semanal que se puede producir y distribuir en tan solo 15 minutos.

La información fácilmente disponible es fundamental para comprender el estado del proyecto en tiempo real

Hay varias preguntas que los gerentes de proyecto deben hacer para asegurarse de que los ejecutivos, los oficiales de alto nivel, los miembros apropiados del equipo y las partes interesadas se mantengan en la misma página. Estas preguntas pueden abarcar un informe de estado semanal:

• ¿Estamos a tiempo, atrasados ​​o adelantados?

Por lo general, los proyectos de TI no se alinean perfectamente con el cronograma proyectado. A pesar de adelantarse a veces al cronograma, los proyectos de software suelen estar atrasados. De hecho, según un estudio de IBM, solo el 40 por ciento de los proyectos cumplieron con el cronograma, el presupuesto y los objetivos de calidad previstos [3].

• ¿Estamos dentro del presupuesto, por detrás o por delante del presupuesto?

Los informes financieros son importantes para los ejecutivos, los gerentes, el director financiero y las partes interesadas. Si bien es importante que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto, quizás sea más importante tener una comprensión precisa de dónde está realmente el presupuesto del proyecto y tener respuestas sobre por qué un proyecto está adelantado, atrasado o dentro del presupuesto. Según los informes, menos del 33 por ciento de los proyectos de software se completan a tiempo y dentro del presupuesto [4].

• ¿Qué tareas se han realizado?

Dado que un equipo de varios miembros hoy lleva a cabo la mayoría de los proyectos de desarrollo, la comunicación de las tareas completadas es clave para que todos sepan lo que hay que hacer y lo que ya se ha hecho. Mantener esto en línea con lo que desean las partes interesadas es igualmente importante.

• ¿Qué tareas quedan por realizar?

Como se señaló anteriormente, los proyectos de desarrollo de software deben avanzar continuamente para cumplir con los plazos apropiados. Esto solo se puede hacer cuando está claro para todo el equipo qué tareas se han realizado y qué tareas deben realizarse.

• ¿Qué obstáculos o riesgos existen?

Los contratiempos y problemas de desarrollo son a menudo la norma con proyectos de desarrollo de software. Identificar claramente los obstáculos probables y tenerlos en cuenta al establecer los plazos del proyecto es fundamental para mantenerse en el camino. Por ejemplo, según un estudio de Geneca, varios miembros del personal de desarrollo de software admitieron que los objetivos poco claros, las partes interesadas que no estaban en línea con el proyecto y la remediación excesiva hicieron que el 75 por ciento de los participantes del proyecto dudaran de que el proyecto tendría éxito [5]. Centrándose en lo último, siempre existe el riesgo de que surjan problemas de desarrollo de software que requieran reparación, por lo que esto debe tenerse en cuenta.

En el desarrollo ágil, el equipo generalmente tiene una reunión diaria

El equipo de desarrollo debe saber dónde están las cosas

El desarrollo ágil es un modelo SDLC asociado con estructuras de desarrollo flexibles e iterativas, desarrollo modular y la utilización de un plan inicial general. A diferencia del modelo Waterfall, el desarrollo Agile se enfoca en establecer un diseño inicial básico, seguido de una planificación adicional una vez que se desarrolla cada paso (módulo). Esto significa que es fundamental que los equipos se comuniquen y estén en la misma página, como con reuniones diarias e informes de estado semanales.

Una de las mejores maneras de mantener a todos informados (con toda la información, tanto las buenas como las malas) es que el gerente del proyecto o el líder creen y envíen un informe de estado semanal de 1 página al final de cada semana laboral para difundir información crítica del proyecto. a las partes interesadas, patrocinadores, ejecutivos y todos los miembros apropiados del equipo. La información debe fluir cuesta arriba hacia la gerencia de más alto nivel; desde el gerente del proyecto hasta los patrocinadores del proyecto, VP de desarrollo, CTO, CIO, CFO y luego el CEO. Si el sistema anterior se usa correctamente, una descripción general crítica del proyecto se puede distribuir rápidamente a todos los ejecutivos y miembros del equipo semanalmente. Esta descripción general semanal puede ayudar a ilustrar el estado actual, además de revelar señales de advertencia de posibles desafíos, riesgos u obstáculos que podrían alterar el presupuesto o las limitaciones de tiempo del proyecto. Dicho sistema mantendría informados a todos los miembros de la organización sobre todos los aspectos del proyecto; con esto, el PM puede administrar mejor todas las actividades de los miembros, planificar tareas futuras, registrar éxitos y hacer que el proyecto avance.

El sistema de informe de estado se puede crear en 15 minutos cada semana y comparte fácilmente información crítica con todas las partes interesadas. Además de los puntos anteriores, el informe puede incluir puntos específicamente dirigidos a los ejecutivos de la empresa:

• ¿Dónde estamos en el cronograma planificado versus el cronograma real?
• ¿Dónde estamos en el presupuesto planificado frente al presupuesto real?
• Decisiones que hay que tomar.
• Personal adicional, habilidades adicionales necesarias, requisitos ambiguos, personal que no rinde cuentas o que causa obstáculos, etc.

Es fundamental para una eficiente empresa de desarrollo de software mantener al CIO y al CTO completamente informados sobre el estado de todos los proyectos de software. Mantener el proceso de desarrollo transparente genera confianza y fortalece la comunicación y la eficiencia. Cuando se les hacen preguntas críticas, los funcionarios de alto nivel, como el CIO, deben estar lo suficientemente informados para dar respuestas suficientes. Por lo tanto, los PM pueden utilizar el sistema eficiente de hacer informes de estado semanales para mantener todos los proyectos en marcha y garantizar que todos estén informados.

Pensamientos finales:

En una era en la que los proyectos de tecnología a menudo no cumplen con las expectativas, es fundamental que los ejecutivos, los accionistas y los miembros del equipo estén en sintonía. Los equipos de proyecto tienden a retener las malas noticias para solucionar los problemas antes de que se conozcan. El uso de un informe de estado semanal con total transparencia alertará a todos sobre los riesgos potenciales desde el principio para que se puedan realizar los ajustes adecuados. Planificar con anticipación, hacer que el proyecto avance ya tiempo y mantener a todos informados sobre el estado del proyecto puede aumentar en gran medida la productividad y la eficiencia del ciclo de vida de desarrollo de software de una aplicación. Una de las mejores maneras de garantizar que se cumplan estos objetivos es crear un informe de estado al final de cada semana. Este paso crucial solo toma 15 minutos,