Definición del "alcance del trabajo" en relación con un proyecto de software

¿Qué es un documento de alcance de trabajo?

Si está contratando a alguien para que haga un proyecto para su negocio (como crear una aplicación o rediseñar su sitio web, por nombrar algunos ejemplos), entonces deberá armar un ámbito de trabajo documento. Un documento de alcance de trabajo es un acuerdo entre usted y un contratista (o proveedor o agencia) que detalla exactamente en qué consiste el proyecto y qué se espera que entregue el contratista.

¿Por qué es necesario?

Un documento de alcance de trabajo es un acuerdo entre ambas partes sobre lo que se hará en el proyecto. Cuanto más detallado sea, menor será el riesgo de una posible falta de comunicación entre las partes con respecto a cualquier aspecto del proyecto, como lo que se supone que se debe hacer, el precio del servicio, la fecha de finalización esperada y un cronograma de los hitos del proyecto. reunió. También debe esbozar los criterios de éxito. Un documento de alcance de trabajo bien escrito será beneficioso para negociar el contrato real, encontrar un contratista que sea capaz de cumpliendo tus expectativas y ayudar a prevenir la falta de comunicación.

Componentes básicos

Un documento de alcance del trabajo no necesariamente tiene que ser detallado, pero cuanto más detallado sea, mejor estará. Los elementos básicos a abordar dentro de su documento de alcance de trabajo se enumeran aquí:

El resumen creativo

El resumen creativo de su documento de alcance de trabajo debe establecer los objetivos de su proyecto y conectarlos con estrategias creativas. Esta sección debe alinear claramente las expectativas de ambos lados y generar consenso en el equipo al describir el resultado esperado. Esto aclara los criterios para el éxito y define objetivos que son claros y medibles.

Tareas del proyecto

Una vez que haya escrito un resumen creativo, describa las tareas del proyecto. Estas tareas deben abarcar la configuración del proyecto, qué es lo que está creando, el lanzamiento del proyecto y las tareas que deben realizarse después del lanzamiento del proyecto.

Configuración del proyecto

Si está creando o rediseñando un sitio web o una aplicación, la configuración del proyecto debe abordar todo lo siguiente:

• Las etapas de planificación de la creación de su sitio o aplicación
• La distribución adecuada de toda la información relevante del proyecto al equipo.
• La configuración del servidor, host y DNS
• Configuración de un repositorio de código para su proyecto
• Planificación del SEO (optimización de motores de búsqueda) de su proyecto
• Proponer el diseño conceptual (si está trabajando en un proyecto que lo requiere, como un proyecto de sitio web basado en un tema).

Arquitectura informacional

La arquitectura de la información define la funcionalidad general del sitio o la aplicación, así como todas sus páginas, secciones y subsecciones. Esto incluye todo, desde los objetivos página por página hasta la planificación estructural y la navegación. La sección de arquitectura de la información de su resumen creativo funciona como un modelo que define de qué es responsable el contratista y cuánto costará. Esto, a su vez, ayuda a establecer expectativas entre usted (y sus partes interesadas) y su contratista. Cuantos más detalles incluyas en esta sección, mejor. Sin esta sección, habrá un mayor riesgo de mala comunicación y expectativas mal administradas.

Lanzamiento del Proyecto

Lanzar su proyecto nunca es tan simple como podría parecer. Lanzar un nuevo sitio web o aplicación puede ser muy desafiante. Hay muchas tareas que deben realizarse para garantizar un lanzamiento sin problemas, incluida la configuración de DNS, la planificación de la administración de su correo electrónico, la capacitación de administradores, la transferencia de archivos, la información a los usuarios y la identificación y solución de cualquier error en su software. Estas tareas toman tiempo y deberá planificarlas para asegurarse de que su fecha de lanzamiento no se retrase.

Tareas posteriores al lanzamiento

Lanzar su sitio web o aplicación no es el final del proceso, es solo el comienzo. Asegúrese de que puede mantener contentos a los clientes y garantizar el éxito a largo plazo después del lanzamiento. Dependiendo de con quién esté trabajando, es posible que desee agregar un proceso de prueba y validación, un proceso de aprobación, un proceso de aprobación, un SLA (acuerdo de nivel de servicio) y más a las tareas de su proyecto. Si planea trabajar con una agencia para rediseñar su sitio, también puede querer que se encarguen de mantener sus esfuerzos de marketing, como SEO y marketing de contenido, luego del lanzamiento de su sitio. Todas estas son cosas a tener en cuenta al delinear sus tareas posteriores al lanzamiento.

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos se refiere a las funciones principales de la administración de su proyecto, es decir, el presupuesto y los costos, la programación, los hitos y la legalidad de su proyecto.

Presupuesto y Costos

Esto debe incluir una descripción general de su presupuesto general, así como un resumen detallado de los costos del proyecto. Incluya términos detallados de emisión de pagos, como si los pagos se realizarán cuando se cumplan los hitos o después de completar un entregable o simplemente por hora. Con tales términos, no se esperará que pague por ningún trabajo sin terminar; si hay algún retraso en el proyecto, no tendrá que pagar hasta que se complete el entregable o se alcance el hito. Los compromisos de tiempo y materiales son el tipo de compromiso más común para la mayoría de las firmas.

Existen otros dos tipos de modelos de pago para proyectos relacionados con el desarrollo de software. Estos incluyen oferta fija y retención. Los modelos de oferta fija se mantienen constantes y requieren que el contratista o la agencia usen sus recursos para mantenerse dentro de los costos y márgenes de utilidad. En tal modelo, no tendrá que preocuparse por cómo se utiliza el dinero porque el contratista será responsable de cumplir con todos los plazos de entrega o hitos del proyecto. Una palabra de precaución con los proyectos de oferta fija es que se necesita mucho tiempo y esfuerzo para definir todos los entregables. Es probable que las empresas de desarrollo de software tengan que aumentar sus ofertas fijas para adaptarse a las incógnitas y los riesgos. Y cualquier trabajo que no estaba en el alcance original requerirá una orden de cambio con nuevos entregables y costos asociados. Con un modelo de retención,

En general, en todos los proyectos, también querrá asignar una parte de su presupuesto al control de cambios. Los cambios pueden afectar el alcance de su proyecto, lo que a su vez puede afectar su presupuesto. Para asegurarse de no exceder el presupuesto y de que su proyecto no se retrase, querrá crear un presupuesto planificado estimado para las solicitudes de cambio previstas.

Cronograma

El cronograma del proyecto debe estar claramente definido. Incluir solo una fecha de lanzamiento puede generar todo tipo de problemas, como un proyecto final que no tiene ciertas características o que no funciona de la forma en que se supone que debe hacerlo, o que se retrasa más allá de la fecha de lanzamiento. Para evitar que esto suceda, no solo debe incluir la duración esperada del proyecto y la fecha de lanzamiento, sino también establecer restricciones de tiempo en entregables y tareas con nombres específicos.

Hitos clave claramente definidos

Para asegurarse de que su proyecto va por el buen camino a lo largo de su desarrollo, es esencial establecer hitos clave. Los hitos son fechas en las que se completan ciertas tareas. Al cumplir con estos hitos, puede estar seguro de que el contratista o la agencia con la que está trabajando terminará su proyecto a tiempo. La metodología Agile es ahora la forma más común de desarrollar software en "sprints" cortos de 1 a 3 semanas para garantizar que un conjunto definido de trabajo se complete según lo programado.

Términos específicos del contrato, requisitos legales

Finalmente, su documento de gestión del proyecto debe incluir todas las legalidades involucradas en el proyecto, incluidos estos términos del contrato y requisitos legales:

• Si alguien necesitará una autorización de seguridad para acceder a cierto software o hardware
• Si existen restricciones o requisitos de hardware o software (como tiempo de inactividad y mantenimiento del sistema)
• Si hay requisitos de viaje (y quién será responsable de los costos de viaje)
• Cualquier exclusión o suposición que no se cubrió (como detalles sobre qué parte será propietaria del código en los proyectos de desarrollo de software).

Puntos a recordar al crear el documento de alcance del trabajo

Aquí hay algunos consejos adicionales que lo ayudarán a crear un documento completo del alcance del trabajo:

1. Toma notas primero - Antes de comenzar a escribir su documento de alcance de trabajo, enumere todos sus requisitos, incluidos los deseos y necesidades. Es probable que deba investigar un poco y hablar con su equipo para determinar exactamente lo que quiere del rediseño de su sitio web o del desarrollo de aplicaciones.
2. Escríbelo con tiempo - Comience a escribirlo antes de comenzar a entrevistar a contratistas o agencias. De esta manera, puede usarlo al obtener diferentes ofertas y sabrán exactamente a qué tipo de proyecto se están apuntando si aceptan trabajar juntos. Escribir el alcance del trabajo ya que su proyecto aún se encuentra en sus primeras etapas de desarrollo puede ayudarlo a definir y desarrollar el proyecto real en sí.
3. Defina claramente el éxito y el fracaso: No cometa el error de suponer que el contratista sabe exactamente cómo se ve un proyecto exitoso en su forma final. La falta de lenguaje específico en su documento de alcance de trabajo puede usarse para justificar un trabajo mal hecho. Por ejemplo, si ha contratado a alguien para crear un sitio web, probablemente espera que sea de alta calidad. Si lanzan su sitio antes de la fecha límite, pero las páginas se cargan muy lentamente y la funcionalidad de las funciones que deseaba es deficiente, entonces esto no debería definirse como un éxito.
4. Describa las funcionalidades y los procesos de manera sucinta: Sea lo más breve posible al describir las funcionalidades que desea y los procesos que desea implementar para asegurarse de que su contratista esté en la misma página.
5. No asumas nada - Indique claramente todas las suposiciones que pueda tener sobre el proyecto y el contratista. No hacerlo aumentará el riesgo de falta de comunicación, lo que puede causar todo tipo de problemas en el transcurso del proyecto.
6. Establecer objetivos INTELIGENTES – Al establecer sus objetivos, utilice el enfoque SMART (específico, medible, alcanzable, realista y oportuno).
7. Establece plazos realistas – Los cronogramas poco realistas a menudo darán como resultado un presupuesto poco realista. No solo será difícil para su contratista cumplir con plazos poco realistas, sino que su proyecto sin duda se retrasará y superará el presupuesto. Si cumplen estos plazos, es muy probable que la calidad se haya visto comprometida para poder cumplirlos.
8. Incluir términos de garantía y acuerdo de mantenimiento – La calidad del proyecto debe mantenerse una vez lanzado. Para asegurarse de que su sitio web o aplicación sea un éxito continuo en función de la calidad del trabajo que se realizó para desarrollarlo, incluya términos de garantía, niveles de servicio y un acuerdo de mantenimiento.
9. Utilice un lenguaje sencillo: Omita los acrónimos complicados y la jerga de la industria. Si bien dichos términos pueden ser obvios para cualquier persona dentro de su industria, eso no significa que un desarrollador de software los entienda. El uso de tales términos puede dar lugar a confusión y malentendidos.

Desafíos enfrentados en la creación

Redactar un documento de ámbito de trabajo no es fácil. No es solo una breve descripción general de su proyecto propuesto. Algunos de los desafíos que probablemente enfrentará al redactar un documento de alcance de trabajo se encuentran a continuación:

• El alcance de los documentos de trabajo es complicado – Debido al hecho de que cubren todos los aspectos de un proyecto, los documentos de alcance de trabajo son complejos por naturaleza. Se requiere una cuidadosa atención a los detalles para escribir, así como una comprensión profunda de los requisitos del proyecto y el trabajo que debe realizarse para garantizar que se pueda crear un contrato eficiente.
• Hay riesgos potenciales involucrados – Hay posibles consecuencias de escribir un documento de alcance de trabajo deficiente. Estas consecuencias pueden incluir violaciones del acuerdo, daño potencial a la reputación de su organización, implicaciones financieras, sanciones e incluso riesgos legales.
• Tiene que ser escrito por alguien con experiencia. – Debido a los riesgos involucrados, es importante que quien lo escriba tenga un conocimiento profundo de los procesos, operaciones y requisitos financieros del proyecto. Si tiene confianza en la empresa que va a utilizar, considere utilizar uno de sus analistas comerciales o gerentes de proyecto para ayudar a crear el alcance del trabajo. Ayudarán a garantizar que la información necesaria se incluya en el documento.
• Puede llevar tiempo redactar – Teniendo en cuenta todo lo que cubre y aborda un buen documento de ámbito de trabajo, puede llevar un tiempo escribirlo. Asegúrate de tomarte el tiempo necesario para escribirlo bien.

Conclusión

Si necesita crear o rediseñar un sitio web o está buscando desarrollar una aplicación que beneficie a su negocio, trabaje con un desarrollador de software de alta calidad; sin embargo, para asegurarse de que todos estén en sintonía y de garantizar el éxito de su proyecto, es vital que elabore un documento completo de alcance del trabajo.