Se pueden prevenir o no los retrasos en los proyectos durante las compilaciones de software
La creación de un nuevo software puede ser un proyecto que requiere mucho tiempo. Su complejidad a menudo los hace propensos a retrasos. De hecho, no es raro que un proyecto de software tarde más en completarse de lo estimado inicialmente. Sin embargo, tales retrasos pueden tener consecuencias negativas. Cada vez que un proyecto se retrasa, costará dinero, lo que hará más probable que el proyecto supere el presupuesto. Los contratiempos también pueden retrasar su lanzamiento, lo que puede empañar la percepción pública del proyecto.
Muchos factores pueden conducir a retrasos en el proyecto, desde requisitos mal definidos y plazos poco realistas a la falta de gestión de proyectos. Comprender cómo ocurren tales retrasos puede ayudarlo a prevenirlos o al menos tenerlos en cuenta durante las etapas de planificación de su proyecto de software. Familiarícese con estas causas principales que hacen que los proyectos de software se retrasen.
- 1. Mala planificación de proyectos
- 2. Requisitos vagos o ambiguos
- 3. Se establecieron objetivos inadecuados
- 4. Desafíos durante un paso
- 4. El cliente es un desafío
- 5. Tener un equipo poco cohesionado
- 6. Falta de transparencia y comunicación abierta
- 7. Terceros colaboradores ineficaces
- 7. Cambios repentinos o graduales en el alcance delproyecto
- 8. Problemas de aprobación
- 9. Metodología de desarrollo incorrecta
- Los beneficios de usar una herramienta de gestión de proyectos
- Completar una compilación de software a tiempo
1. Mala planificación de proyectos
La mala planificación de proyectos es una de las causas principales que conduce a retrasos en los proyectos. Los gerentes de proyecto y los analistas comerciales deben tener claro lo que debe suceder, cuándo y quién es el responsable, pero esto no siempre se hace. Una mala gestión de proyectos puede dar lugar a requisitos poco claros, problemas de comunicación, malentendidos sobre los plazos y otros problemas del proyecto.
La falta de una gestión de proyectos eficaz puede causar una mala planificación de proyectos. Sin embargo, tenga en cuenta que los retrasos en los proyectos son inevitables; es raro completar un proyecto sin contratiempos. La clave es desarrollar el plan del proyecto teniendo en cuenta las contingencias para compensar los retrasos.
Sugerencia: priorice las tareas
Priorice las tareas del proyecto y establezca plazos para que las tareas más difíciles se completen primero. Cuando los gerentes de proyecto priorizan las tareas, consideran cuánto tiempo debe llevar la tarea y quién es responsable de ella. Priorizar lo ayudará a cumplir con el cronograma y evitará renovar el plan de su proyecto más tarde debido a retrasos imprevistos. Los gerentes de proyecto también deben obtener información de los desarrolladores con respecto a las prioridades que pueden tener contingencias que deben desarrollarse primero.
2. Requisitos vagos o ambiguos
Es fundamental para su negocio definir exactamente lo que se espera que haga el software, de dónde provienen los datos, quiénes son los usuarios y las expectativas de seguridad, por ejemplo. Para evitar confusiones, es mejor tomarse un poco más de tiempo por adelantado para definir los requisitos comerciales y técnicos. Es más rápido y menos costoso cambiar los requisitos en un documento que cambiar el código después de haberlo escrito.
3. Se establecieron objetivos inadecuados
Los objetivos mal establecidos pueden provocar retrasos en el proyecto porque el gerente del proyecto no tiene objetivos claros. Para los gerentes de proyectos, establecer los objetivos correctos es esencial para el éxito del proyecto. Por ejemplo, si el objetivo de su proyecto no incluye un cronograma del proyecto, es probable que el proyecto supere el presupuesto y termine retrasado. Es imposible alcanzar un objetivo desconocido.
La forma más efectiva de evitar retrasos debido a una mala gestión de proyectos es establecer metas de proyecto que sean medibles y claramente definidas para que pueda ver el progreso del proyecto.
Consejo: implemente un horario realista
Los retrasos en los proyectos son inevitables, pero los gerentes de proyectos pueden reducir significativamente el impacto al implementar un cronograma de proyecto estricto. Un gerente de proyecto debe establecer plazos claros con todos los miembros del equipo del proyecto y cumplirlos tanto como sea posible. Idealmente, los desarrolladores deben tener información sobre cuánto tiempo se deben completar las tareas; de lo contrario, los plazos asignados pueden ser arbitrarios e inexactos. Por ejemplo, si se espera que los miembros del equipo completen una tarea en 4 horas, deben ser responsables de cumplir con esa expectativa siempre que ayuden a realizar esa estimación.
Un gerente de proyecto puede usar un cronograma de proyecto para predecir y rastrear el progreso del proyecto, lo que lo ayudará a mantenerse en el camino correcto sin quedarse atrás. Un cronograma de proyecto es un plan de proyecto estricto y realista creado para delinear las tareas y los plazos del proyecto.
4. Desafíos durante un paso
Cuando los gerentes de proyecto crean un plan de proyecto, generalmente comienzan definiendo qué pasos serán necesarios para completar el proyecto. Después de identificar las tareas y los plazos de su proyecto, es normal que surjan problemas cuando se encuentra en medio de un paso del proyecto.
Por ejemplo, si está en medio del desarrollo de los wireframes de su proyecto y un miembro no puede completar sus tareas para ese día, los gerentes de proyecto deben comprender cómo la demora podría afectar los pasos futuros del proyecto.
Afortunadamente, hay algunas formas en que los gerentes de proyectos pueden evitar retrasos en los proyectos debido a desafíos durante los pasos del proyecto:
Sugerencia: use SOP
Un SOP (procedimiento operativo estándar) proporciona instrucciones detalladas para que los gerentes de proyecto las sigan para ayudarlos a completar las tareas del proyecto. Los SOP pueden ayudarlo a evitar retrasos en los proyectos al describir lo que debe hacerse y cuánto tiempo debe llevar.
Un gerente de proyecto puede usar los SOP como una guía para las tareas del proyecto, lo que garantizará que el proyecto se complete a tiempo sin contratiempos inesperados. Por ejemplo, si los miembros de su equipo no siguen las pautas del proyecto, puede usar el software de gestión de proyectos para ayudar a identificar si están trabajando dentro de los SOP del proyecto.
Sugerencia: siga de cerca el progreso
Si no está monitoreando las tareas del proyecto y revisando con frecuencia para asegurarse de que se completen a tiempo, es probable que haya un retraso cuando los plazos del proyecto se acerquen demasiado o los miembros del equipo tarden más de lo esperado en la tarea asignada.
Siempre existe el riesgo de que se produzcan retrasos en los proyectos cuando los gestores de proyectos no realizan un seguimiento del progreso. Si no es consciente de que los miembros del equipo no cumplen con los plazos de su proyecto y las tareas tardan más de lo esperado, podría provocar retrasos en el proyecto o incluso hacer que el proyecto no tenga éxito.
4. El cliente es un desafío
Hay una variedad de desafíos de proyectos que los gerentes de proyectos pueden enfrentar, uno de ellos es el cliente. Los gerentes de proyecto pueden tener dificultades para mantenerse encaminados cuando trabajan con clientes que no comunican claramente sus necesidades o que pueden tener problemas para colaborar con el equipo. Hay algunas formas en que los gerentes de proyectos pueden evitar retrasos en los proyectos debido a problemas con los clientes:
- Comprenda la visión de su cliente y cree tareas de proyecto realistas que se alineen con sus objetivos.
- ser claro en expectativas del proyecto y siempre tenga en cuenta la línea de tiempo del proyecto.
- Documente las tareas del proyecto para que se pueda acceder a ellas más adelante si es necesario.
Sugerencia: Pronóstico de resultados Estimación de plazos
Pronosticar los resultados y los plazos del proyecto es esencial para que los clientes puedan comprender mejor qué esperar. También es posible que desee reservar tiempo adicional en el cronograma para las revisiones en caso de que el cliente cambie de opinión sobre algo o no haya tenido claro lo que quería en primer lugar. Al reservar ese tiempo, puede evitar que el proyecto se retrase debido a problemas con el cliente.
5. Tener un equipo poco cohesionado
En la gestión de proyectos, un equipo incohesivo puede resultar de no usar el software de gestión de proyectos o las pautas del proyecto. Por ejemplo, si los gerentes de proyecto asignan trabajo a los miembros del equipo sin seguir los SOP y las tareas del proyecto no se alinean con lo que se describe en el plan del proyecto, es probable que haya un problema de comunicación entre los miembros del equipo, lo que provocará retrasos en el proyecto. Las formas en que los gerentes de proyectos pueden evitar los retrasos en los proyectos causados por un equipo incohesivo incluyen:
Consejo: Celebre reuniones de equipo activas
Los gerentes de proyecto deben realizar reuniones de proyecto activas y alentar a los miembros del equipo a que asistan. Es probable que haya retrasos en los proyectos si los miembros del equipo no saben lo que está pasando, si un proyecto está retrasado o si se han agregado nuevos requisitos. Los gerentes de proyecto pueden transmitir dicha información al equipo durante las reuniones del equipo. En los proyectos de desarrollo de software Agile, una reunión diaria de pie es esencial y solo debe durar 15 minutos. Esto ayudará a garantizar que todos estén en la misma página.
Consejo: sea proactivo
Comunique las expectativas a su equipo y utilice el software de gestión de proyectos para la delegación de tareas. Esto permite que el proyecto se complete de manera eficiente sin problemas de comunicación entre los miembros del equipo. Algunas herramientas para ayudarlo incluyen:
- Usar los SOP como pautas para las tareas del proyecto que garantizarán que la colaboración no sufra.
- Hacer que las tareas del proyecto sean claras y asignar personas específicas responsables de cada tarea para garantizar que se sigan las pautas del proyecto sin excepciones.
6. Falta de transparencia y comunicación abierta
La comunicación clara y abierta es fundamental. Habrá desafíos durante el desarrollo, y deben abordarse cuando se descubran. Culpar a los demás o tener un gran ego que impide la crítica constructiva generalmente impide el éxito de los proyectos de desarrollo. Estas mejores prácticas ayudarán a evitar esto:
- Fomentar la comunicación abierta entre las partes interesadas del proyecto y los miembros del equipo.
- Admitir cuando se cometen errores y corregirlos inmediatamente. El desarrollo de software de calidad es difícil y se cometerán errores. Atrápelos temprano y con frecuencia y siga adelante.
- Comparta los objetivos del proyecto con todas las partes interesadas del proyecto. No asuma que las partes interesadas entienden lo que se espera de ellos.
7. Terceros colaboradores ineficaces
Los proyectos de desarrollo de software a menudo hacen uso de colaboradores de terceros. Si los gerentes de proyecto no crean un contrato con estos colaboradores y establecen expectativas para los plazos, es probable que haya retrasos en el proyecto, ya que les llevará más tiempo del esperado entregar su trabajo. Los procedimientos estándar para terceros implican:
- Creación de contratos de proyectos con terceros colaboradores.
- Establecer plazos para las tareas del proyecto que deben ser completadas por el colaborador. Incluya una lista de entregables y especificaciones en el contrato.
Consejo: comunicarse mejor
Los gerentes de proyecto siempre deben asegurarse de que las partes interesadas del proyecto se comuniquen con colaboradores externos, como proveedores, para garantizar que se cumplan los plazos del proyecto y que los entregables coincidan con lo esperado. También es vital que los gerentes de proyectos usen software de gestión de proyectos para la comunicación con colaboradores de terceros para realizar un mejor seguimiento de la línea de tiempo y los hitos del proyecto.
7. Cambios repentinos o graduales en el alcance del
proyecto
Una de las principales causas de los retrasos en los proyectos es repentina o gradual. cambios en el alcance del proyecto. Los gerentes de proyecto siempre deben ser conscientes de esto y estar preparados para cambiar los planes del proyecto en consecuencia. Dado que no hay forma de evitar tales cambios si ocurren, tendrá que poder ajustar. Realice un seguimiento de todos los pequeños cambios de características en el camino. Se suman con el tiempo.
Consejo: establezca nuevos plazos
Los gerentes de proyecto siempre deben estar al tanto de los cambios en el alcance del proyecto y ajustar los plazos del proyecto en consecuencia. Él o ella debe incluir a todas las partes interesadas en este proceso para evitar retrasos en el proyecto. Cuando cambia el alcance del proyecto, tomará tiempo para que todas las partes interesadas se ajusten y establezcan nuevos plazos del proyecto en consecuencia. Comunique los cambios en el alcance del proyecto al cliente también para mantenerlos informados.
8. Problemas de aprobación
Los retrasos en los proyectos pueden ocurrir debido a problemas de aprobación. Si tarda demasiado en recibir comentarios o aprobación, pueden producirse retrasos en el proyecto, especialmente si se ha denegado una solicitud o los comentarios terminan siendo deficientes. Evite tales problemas al:
- Hacer que los entregables del proyecto se destaquen en el plan del proyecto.
- Hacer un seguimiento con las partes interesadas sobre los comentarios y solicitar que se entreguen.
- Programar las reuniones del proyecto con antelación para evitar cambios de última hora o sorpresas.
9. Metodología de desarrollo incorrecta
Al planificar su proyecto de software, elegir la metodología de desarrollo adecuada contribuirá en gran medida a evitar posibles retrasos. La metodología incorrecta puede matar su capacidad para cumplir con el cronograma. Por ejemplo, elegir una metodología en cascada significa que el cliente no verá el software hasta más adelante en el ciclo de desarrollo. Si el cliente no está satisfecho y solicita cambios, es posible que deba realizar un seguimiento hasta el comienzo del ciclo, lo que lo retrasará mucho. Una metodología ágil requiere la aprobación del propietario en los sprints, lo que facilita y agiliza la realización de ajustes y cambios cuando sea necesario.
La metodología de desarrollo correcta permitirá a las partes interesadas del proyecto ver el progreso del proyecto y brindar comentarios valiosos, lo que permitirá a los gerentes de proyecto administrar mejor el alcance del proyecto.
Los beneficios de usar una herramienta de gestión de proyectos
Los retrasos en los proyectos son un problema de gestión de proyectos. Pero los directores de proyectos pueden ayudar a evitar retrasos en los proyectos mediante el uso de software de gestión de proyectos, como Basecamp o JIRA. Las siguientes son algunas de las características que puede aprovechar cuando utiliza una buena herramienta de gestión de proyectos:
Pila de Producto:
El director del proyecto puede utilizar la acumulación de productos para asignar los recursos del proyecto y planificar mejor los plazos del proyecto. Basecamp, por ejemplo, rastrea automáticamente el progreso del proyecto, los entregables del proyecto y las actualizaciones del proyecto. Los Backlogs del producto son una forma útil de administrar los cambios en el alcance del proyecto porque mantienen los objetivos y los hitos del proyecto mientras cambian el alcance del proyecto.
Gráfico de gantt:
Los diagramas de Gantt visualizan las dependencias y los plazos de los proyectos. El director del proyecto puede usar la herramienta para planificar los hitos del proyecto, lo que ayudará a las partes interesadas a saber cuándo deben aprobar o revisar fases particulares del proyecto. El Diagrama de Gantt también permitirá a las partes interesadas del proyecto ver el progreso y los entregables del proyecto sin necesidad de solicitar actualizaciones de estado o esperar hasta el final del ciclo del proyecto.
Línea de tiempo visual
Una línea de tiempo visual es una herramienta de gestión de proyectos que brinda a las partes interesadas del proyecto una descripción general del progreso del proyecto y los entregables del proyecto. Este resumen proporciona a los usuarios una mejor comprensión del cronograma del proyecto.
Software de gestión de proyectos
El uso de software de gestión de proyectos puede ayudar a que sea más fácil realizar un seguimiento del progreso de su equipo. Puede monitorear a cada miembro para determinar qué tan lejos están en sus tareas asignadas y si están atrasados o no. Podrá prever posibles retrasos en función de si los miembros del equipo están atrasados. El uso de una herramienta de este tipo también puede ayudar a responsabilizar a los miembros del equipo por su trabajo, ya que saben que están siendo monitoreados y que los siguientes pasos en el ciclo de desarrollo dependen de su capacidad para hacer su trabajo correctamente y a tiempo.
Completar una compilación de software a tiempo
Los retrasos en los proyectos de software son una ocurrencia común. Sin embargo, los gerentes de proyecto pueden planificar el proyecto de manera proactiva para evitar posibles demoras y tener en cuenta las posibles demoras. La forma más eficaz de hacer ambas cosas es utilizar un software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a mejorar su capacidad para establecer hitos, realizar un seguimiento del progreso, responsabilizar a su equipo y mantener informados a los interesados, evitando muchos de los problemas comunes que tienden a causar retrasos. Cuanto más capaz sea de tener en cuenta posibles retrasos y prevenirlos por completo, más capaz será de completar su proyecto de software a tiempo.
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