Elimine las sorpresas de presupuesto y cronograma en proyectos de desarrollo de software personalizados

Embarcarse en un proyecto de desarrollo de software personalizado puede ser un proceso arriesgado. En promedio, el 66 % de los proyectos de software con presupuestos de más de 15 millones de dólares experimentan sobrecostos, el 33 % se supera el cronograma y otro 17 % resulta en un déficit de beneficios
Incluso en comparación con los proyectos de TI en su conjunto, los proyectos de software corren el mayor riesgo de sobrecostos en términos de costos y programación.
Si bien tales estadísticas pueden ser abrumadoras, no significan que deba evitarse el desarrollo de software personalizado. Las estadísticas de sobrecostos y fallas en proyectos de más de $ 15 millones no deberían sorprender, ya que estos son esfuerzos extremadamente complejos.
La mayoría de los proyectos de desarrollo personalizados que agregarán valor real a una organización no cuestan cerca de $ 15 millones y, por lo general, se encuentran en el rango de $ 100K a $ 1 millón, lo que aumenta sus posibilidades de éxito.
No importa el tamaño de su proyecto de desarrollo de software personalizado, estas estadísticas deben tomarse como una motivación adicional para planificar cada posible bache de velocidad para cuando ocurra.
Para evitar sobrecostos de proyectos de software, sorpresas en la línea de tiempo o incluso fallas en los proyectos, primero es necesario comprender sus causas.
La investigación realizada por el Departamento de Informática e Ingeniería de la Universidad de Aalto identificó las causas principales de las fallas de los proyectos de software en cuatro categorías principales:
- Gente
- Métodos
- Tareas
- Ambiente
Con el fin de combatir las deficiencias que surgen en las interacciones o métodos de cualquiera de las categorías anteriores, la misma investigación destacó la mejora de la interacción social y la comprensión del equipo de cómo se lleva a cabo el trabajo como elementos críticos para el éxito del proyecto.
Según esta investigación, las empresas aumentarían sus posibilidades de éxito y minimizarían el impacto potencial de los obstáculos mediante la creación de planes más sólidos desde el principio para el proyecto de software. Como en cualquier proyecto de TI en desarrollo personalizado, siempre se presentarán obstáculos. Sin embargo, la diferencia entre el éxito y el fracaso es cómo planea manejar estos problemas. Si bien la planificación sólida no es del todo simple, la clave es incluir todo en su plan, incluso lo inesperado. Pero, ¿Cómo esperas lo inesperado?
La naturaleza de lo desconocido
Para eliminar sorpresas en el presupuesto y la línea de tiempo, debe poder responder las siguientes preguntas:
- ¿De dónde pueden venir las sorpresas?
- ¿Qué tipo de sorpresas pueden ocurrir?
- ¿Por qué ocurren tales sorpresas?
Esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo, pero reducir su riesgo general vale la pena el trabajo adicional inicial. Un análisis de Harvard Business Review de los costos de proyectos de TI en su conjunto encontró que uno de cada seis grandes proyectos estudiados experimentó sobrecostos del 200 %
Para evitar sobrecostos tan altos, el primer paso es mejorar las comunicaciones dentro de su equipo.
Ya sea por malentendidos o errores de comunicación, pueden surgir sorpresas que podrían haberse tratado antes si se hubieran comunicado correctamente .
Tales errores de comunicación pueden ocurrir entre todos los involucrados en el proyecto de software personalizado. Incluso si se identifica un problema potencial desde el principio, no es garantía de que se produzca la comunicación necesaria. Los problemas pueden surgir y surgirán durante el desarrollo del software, y lo que más importa es cómo decide abordarlos en equipo para establecer la transparencia y la confianza.
También se debe reconocer que pueden surgir errores de comunicación a pesar de las mejores intenciones. Alguien puede sentarse en la información, con la esperanza de solucionar los problemas por sí mismos antes de que se conozcan.
Tales acciones pueden fracasar fácilmente y potencialmente dejarlo con una sorpresa costosa. Aún así, incluso los riesgos, los obstáculos y los malentendidos recién descubiertos casi siempre se pueden resolver a través de la comunicación o la re-priorización.
Otro factor de complicación a considerar es la naturaleza cambiante de los requisitos, que pueden evolucionar a lo largo del proyecto de desarrollo.
Si un proyecto se prolonga demasiado, esto solo aumenta el riesgo de cambio de requisitos. Esto significa que, ya sea por una comunicación insuficiente o por proyectos extensos, es posible que el desarrollo deba ajustarse varias veces. Dado que la mayoría de los principales investigadores de riesgos, como McFarlan, Addison y Carney, clasifican los problemas basados en requisitos como uno de los principales riesgos de los proyectos de software [4], mantener los requisitos claros y el cronograma estricto durante todo el proceso es esencial para eliminar el impacto de posibles sorpresas futuras.
Sin sorpresas, sin preocupaciones
Al prepararse y establecer las bases para una comunicación eficaz, puede establecer un entendimiento entre usted y el equipo de desarrollo que lo ayudará cuando surjan problemas. Al crear un entorno de comunicaciones seguro, aumentan aún más las posibilidades de que los posibles problemas se planteen lo antes posible, lo que facilita la mitigación de riesgos y la creación de soluciones eficaces.
Antes de empezar un proyecto de desarrollo de software a la medida, debe hacer uso de los recursos disponibles para asegurarse de comenzar con el pie derecho. Aprovechar el poder de su equipo y establecer una relación firme con el equipo de desarrollo le permite no solo transmitir una mejor idea de sus requisitos, sino también establecer las comunicaciones necesarias para abordar posibles problemas futuros y garantizar el éxito.
El poder de tu equipo
Una de las fuentes de información más valiosas para los proyectos de desarrollo de software personalizado es su propio equipo. Si bien los desarrolladores del proyecto pueden tener una buena idea de sus requisitos, a menudo es el aporte del equipo el que puede descubrir necesidades ocultas que no se especificaron claramente o no se especificaron en absoluto en el plan general del proyecto.
Dado que el software personalizado está destinado a ayudar a su empresa con sus flujos de trabajo únicos, las sesiones de planificación con el equipo de desarrollo deben capturar no solo una idea general de cómo trabaja su equipo, sino también los detalles esenciales.
Entrevistas de equipo
Para identificar realmente cuáles son sus requisitos y cómo trabaja su equipo, las entrevistas de equipo pueden ser un método extremadamente útil. Si bien las entrevistas solo brindan información cuantitativa, es su naturaleza flexible la que puede ayudar al equipo de desarrollo a obtener una rica colección de información para mejorar su comprensión de sus flujos de trabajo.
Las entrevistas individuales pueden ser una herramienta poderosa para que el equipo de desarrollo realmente tenga una mejor idea de lo que los usuarios finales del sistema, su equipo, realmente esperan que el software haga por ellos. Las entrevistas también le permiten comprender mejor cómo opera el equipo de desarrollo.
Observación de profesionales
Más allá de hablar con su equipo, la observación de trabajos es otra guía útil para los desarrolladores cuando ponen sus flujos de trabajo en código. En este proceso, uno o varios miembros del equipo de desarrollo personalizado observan de primera mano cómo trabaja su equipo. Esto se puede hacer a través de visitas en el sitio o herramientas de grabación de pantalla personalizadas que pueden registrar las acciones del usuario.
La observación del trabajo es una técnica común de desarrollo ágil que es útil para todo tipo de organizaciones cuando intentan crear una imagen completa de sus requisitos. Este tipo de técnica está destinada a capturar la información que no siempre se expresa en las entrevistas. Incluso los pasos intermedios del flujo de trabajo que podrían pasarse por alto fácilmente en una conversación se dan a conocer al equipo de desarrollo.
Acciones como libretas de direcciones de referencias cruzadas u otra información del sistema cuando se realizan tareas aparentemente no relacionadas al principio se revelan y luego se pueden incluir en la solución de software final. Por otro lado, también se capturan acciones que pueden parecer tan obvias que se pasan por alto fácilmente en el software.
Cumplir con el horario
Los requisitos pueden y probablemente cambiarán con el tiempo. Desafortunadamente, alejarse del cronograma presupuestado puede poner su proyecto de software en el limbo, atrapado entre satisfacer sus necesidades y completarlo. Puede evitar esta trampa estableciendo una definición de finalización desde el principio. Una vez que haya identificado sus requisitos, puede concentrarse en un conjunto mínimo que necesita para la usabilidad de la solución en los flujos de trabajo de su negocio.
Si se identifican nuevos requisitos después de que comience el desarrollo, siga un sistema de clasificación. ¿Es el nuevo requisito absolutamente necesario para las operaciones? Si el sistema sería inútil sin él, entonces debe incluirse. Sin embargo, si puede esperar hasta una nueva actualización o parche, entonces la prioridad debe ser terminar lo que los desarrolladores ya tienen. Un producto completo, tan pronto como sea posible, le brinda a usted y al equipo de desarrollo más oportunidades para administrar los costos e introducir nuevas soluciones futuras.
En conclusión
Si bien los proyectos de desarrollo de software personalizado son todos únicos, las sugerencias anteriores pueden ayudarlo a garantizar que mantenga el proceso lo más fluido posible. Los obstáculos pueden ser inevitables, pero no es necesario que te sorprendan cuando ocurran. Al identificar minuciosamente sus requisitos desde el principio y establecer comunicaciones transparentes, aumenta sus posibilidades de éxito sin sorpresas en el costo o la línea de tiempo.
Al final, la pregunta final que debes hacerte es ¿Cuánto dejarás que te afecten los eventos inesperados?
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