15 tareas y procesos simples que puede automatizar hoy

Una lista de 15 tareas simples que se automatizan fácilmente ahora mismo

La automatización puede ser increíblemente beneficiosa para las tareas que consumen mucho tiempo y que no requieren mucho esfuerzo para completarse. Cuando se usan correctamente, las herramientas de automatización ayudarán a ahorrar tiempo, ahorrar recursos y mejorar la productividad. Sin embargo, identificar las tareas que pueden beneficiarse de la automatización puede ser un desafío. Intentar automatizar tareas que requieren su atención personal podría generar errores costosos. Es por eso que hemos identificado 15 tareas diferentes para usted que pueden beneficiarse enormemente de la automatización.

1. Plantillas de correo electrónico

Escribir correos electrónicos a menudo es una pérdida de tiempo significativa, especialmente si está enviando boletines de toda la empresa o correos electrónicos de marketing a sus clientes potenciales. La mayoría de las veces, básicamente estás escribiendo el mismo correo electrónico pero con modificaciones menores y dedicando la mayor parte de tu tiempo a averiguar a quién enviárselos. El uso de plantillas de correo electrónico puede contribuir en gran medida a automatizar estas tareas. Las plantillas de correo electrónico son mensajes estandarizados que puede enviar tanto de forma manual como automática.

Las plantillas de correo electrónico no solo pueden ayudar a ahorrar tiempo, sino que también se pueden programar para que se envíen automáticamente en fechas y horas específicas para que ni siquiera tenga que volver a pensar en ellas. Los correos electrónicos oportunos pueden tener un gran impacto en las relaciones con los clientes y, a su vez, en sus ventas.

Soluciones recomendadas: Goteo, infusionsoft, MailChimp

2. Recordatorios de facturas

Hacer un seguimiento de lo que sus clientes le deben puede ser una verdadera molestia. Es un proceso lento tener que enviar recordatorios a sus clientes sobre los próximos pagos vencidos o sobre los pagos atrasados. Pero no hacerlo puede resultar en facturas impagas y dañar su flujo de efectivo.

Los recordatorios de facturas son una forma efectiva de automatizar el proceso para que no tenga que perder el tiempo persiguiendo facturas. La forma en que funciona es simple: simplemente personaliza un mensaje de factura, ya sea un recordatorio de una próxima fecha de vencimiento de pago o una notificación de pago vencido. Luego puede automatizar el mensaje para que se envíe en puntos específicos antes o después de la fecha de vencimiento del pago.

Soluciones recomendadas: Scoro, QuickBooks, Xero

3. Calendarios compartidos

Tratar de coordinar una reunión con un solo cliente o un grupo de compañeros de trabajo puede ser un desafío, especialmente cuando todos tienen una agenda apretada con la que lidiar. Una aplicación de calendario compartida puede hacer que el proceso sea casi sencillo.

Hay muchas aplicaciones de calendario compartido por ahí. Algunos le permiten ver su calendario junto con los calendarios de sus compañeros de equipo para que pueda identificar fácilmente dónde tienen tiempo libre en común. Otros le permiten elegir cuándo tiene tiempo libre disponible en su horario, lo que permite que otros vean su calendario y programen en consecuencia. Se evita el frustrante rastro de correo electrónico de ida y vuelta.

Soluciones recomendadas: calendario de Google, Callendy, En equipo

4. Registro de eventos

Las tareas de registro de eventos requieren mucha organización, desde la confirmación del registro hasta el cobro de pagos y la creación de una lista de espera. Afortunadamente, todas estas son tareas que se pueden automatizar. Por ejemplo, puede usar un software de automatización para enviar confirmaciones minutos después de que una persona se registre para asistir a un evento. Si el evento cuesta dinero, puede configurar recordatorios de la fecha de vencimiento del pago para que se envíen dentro de un período de tiempo específico después del período de registro.

Además, si el evento se agota o está lleno, una lista de espera permite a las personas registrarse en caso de cancelaciones. Si un asistente se retira, se puede enviar un mensaje a los primeros en la lista de espera informándoles que hay un lugar disponible.

Soluciones recomendadas: Gestión de eventos de Cvent, GEVME

5. Reclutamiento

La contratación de nuevos empleados es una parte importante de la construcción de su empresa. Cuanto más calificados estén, más valor agregarán a su negocio. Sin embargo, se necesita mucho tiempo y esfuerzo para identificar candidatos de alta calidad. No solo tiene que publicar anuncios de contratación de empleo, sino que también debe revisar cientos de currículos para encontrar a los candidatos adecuados.

Las herramientas de automatización le permiten publicar automáticamente nuevos puestos en una amplia variedad de bolsas de trabajo para que no tenga que publicar manualmente las descripciones de los trabajos una tabla a la vez. La automatización también se puede utilizar para evaluar a los solicitantes, eliminando así a los candidatos que no están calificados. Tratar con candidatos no calificados es una gran pérdida de tiempo, lo que hace que las herramientas de automatización sean especialmente útiles en este sentido. La automatización del reclutamiento también puede ayudarlo a programar entrevistas, enviar recordatorios de entrevistas y avisos de confirmación, configurar campañas de recomendación de empleados y más.

Soluciones recomendadas: Beamería, Clinch, HireHive

6. Firmas de correo electrónico

Terminar un correo electrónico con su nombre, el nombre de la empresa y el número de teléfono suele ser una buena idea, especialmente si está enviando un correo electrónico a un posible cliente o socio comercial, o incluso a alguien dentro de la empresa. No solo le da un toque profesional a su correo electrónico, sino que también garantiza que el destinatario sepa de quién es oficialmente el correo electrónico y les brinda una manera fácil de comunicarse con usted.

Sin embargo, agregar esta información cada vez que escribe un correo electrónico es una pérdida de tiempo innecesaria. En su lugar, debe automatizar sus firmas de correo electrónico. Hay muchas herramientas que le permiten crear una plantilla de firma de correo electrónico que luego puede agregar a ciertos correos electrónicos o a lotes completos de correos electrónicos a la vez. Muchas de estas herramientas también le permiten agregar enlaces de canales sociales, logotipos y otras imágenes, lo que ayuda a marcar sus correos electrónicos.

Soluciones recomendadas: sello sabio, ZippySig, nuevoantiguo sello

7. Etiquetado de correo electrónico

Muchas herramientas de marketing por correo electrónico brindan una opción de etiquetado de correo electrónico y es algo que definitivamente debería aprovechar. Esencialmente, el etiquetado de correo electrónico tiene dos propósitos: le permite segmentar sus listas de correo electrónico para dirigirse a grupos específicos de destinatarios y le permite recopilar datos de rendimiento más específicos.

Por ejemplo, el propietario de un restaurante que desea ofrecer un descuento a los clientes nacidos en febrero puede etiquetar a las personas en su lista de correo electrónico nacidas en ese mes, y así enviar automáticamente la oferta promocional solo a ellos. Etiquetar sus correos electrónicos también facilita el seguimiento de ciertas métricas. Por ejemplo, puede identificar qué tan bien funciona un contenido promocional con diferentes grupos de destinatarios, lo que le permite orientar sus correos electrónicos de manera más efectiva en el futuro.

Soluciones recomendadas: Microsoft Outlook, Contacto constante, MailChimp

8. Publicación en redes sociales

Mantener una presencia en las redes sociales es esencial para los esfuerzos de cualquier empresa por aumentar la exposición de la marca y construir relaciones con su audiencia. Sin embargo, esto requiere mucho trabajo en tiempo real a través de múltiples canales sociales para garantizar que su público objetivo lo vea.

Las herramientas de automatización le permiten administrar su actividad en las redes sociales de manera mucho más eficiente. Por ejemplo, puede vincular su blog a sus canales sociales para que cuando publique contenido en su blog, los enlaces a su blog se publiquen automáticamente en sus páginas sociales.

Además, puede escribir todo su contenido a la vez y programarlo para que se publique en momentos específicos durante el día o la semana, lo que evita publicar contenido manualmente. Esto es especialmente efectivo para canales sociales como Twitter, en el que las empresas tienden a publicar tweets dos o tres veces al día.

Soluciones recomendadas: Hootsuite, Pulso de ágora, CoHorario

9. Informes de tráfico del sitio web

Una de las métricas más importantes que puede rastrear es el tráfico de su sitio web. La cantidad de personas que visitan su sitio web en general, la cantidad de personas que visitan cada página y la cantidad de personas que regresan a su sitio web después de su visita inicial le dirán mucho sobre sus estrategias de marketing en línea, como sus esfuerzos de SEO.

Una persona que pierde el tiempo está revisando todos sus datos analíticos en busca de métricas básicas. Puede usar la automatización para que se le envíen automáticamente a usted y a su equipo informes básicos de tráfico del sitio web para que pueda mantenerse actualizado sobre el rendimiento de su sitio web sin tener que dedicar demasiado tiempo a analizar sus datos.

Soluciones recomendadas: Lienzo de análisis, SEMrush, Domo

10. Seguimiento de correos electrónicos de marketing de ventas

Llegar a sus clientes potenciales en el momento adecuado es uno de los factores más importantes para nutrirlos con éxito. Es por eso que siempre debe hacer un seguimiento de las acciones que toman sus clientes potenciales. Por ejemplo, si alguien se suscribió a su boletín informativo por correo electrónico, querrá enviarle un correo electrónico para darle la bienvenida. Si alguien ha realizado una compra en su sitio web, querrá enviar un correo electrónico de agradecimiento.

Obviamente, la creación manual de correos electrónicos de seguimiento es prácticamente imposible, especialmente si es una empresa grande que recibe cientos o miles de pedidos al día. Afortunadamente, casi todas las herramientas de marketing por correo electrónico brindan la opción de automatizar estos seguimientos de correo electrónico. Simplemente puede escribir diferentes correos electrónicos de seguimiento para que se envíen cuando se activen por las acciones que toman sus clientes potenciales.

Soluciones recomendadas: Campaña activa, reactivar, VentasPráctico

11. Copia de seguridad de datos

Hay pocas cosas peores que perder horas de trabajo solo porque olvidó guardarlas o, lo que es peor, perder todos sus datos porque todo el sistema colapsó. El software de respaldo automático puede ayudarlo a evitar tal caos. El software de copia de seguridad puede guardar sus datos en intervalos de tiempo preestablecidos específicos, de modo que si su computadora falla o su sistema se cae, no tendrá problemas para recuperar su trabajo.

Soluciones recomendadas: Caja, Acronis, Conduzco

12. Autocompletar formularios

Los formularios que tiene en su sitio web son vitales para capturar sus clientes potenciales y recopilar datos valiosos que puede usar para ayudar a mejorar sus esfuerzos para nutrir a sus clientes potenciales. Sin embargo, los usuarios a menudo se sienten intimidados por los formularios, especialmente si solicita mucha información. Mediante el uso de herramientas de autocompletado de formularios, facilita que los usuarios completen su información, lo que les ayuda a ahorrar tiempo. Además, ayuda a evitar que los usuarios cometan errores, como escribir mal información importante (como su nombre o dirección de correo electrónico), mejorando así la precisión de sus datos.

Soluciones recomendadas: Formisimo, relleno, FormularioTitan

13. Creación de propuestas

Escribir y enviar propuestas a sus clientes o clientes potenciales es otra tarea que requiere mucho tiempo, especialmente si está enviando varias propuestas que son esencialmente iguales aunque ligeramente personalizadas para el destinatario.

El software de automatización de propuestas a menudo proporciona plantillas de propuestas que lo ayudan a evitar los ajustes con diferentes diseños, espacios y fuentes. También hace que sea más eficiente personalizar múltiples propuestas. Muchas herramientas de automatización de propuestas pueden incluso escanear su contenido para verificar el cumplimiento legal y de marca. Al utilizar estas herramientas, no solo dedicará menos tiempo a crear sus propuestas, sino que también serán de mayor calidad.

Soluciones recomendadas: PandaDoc, Qwilr, proponer

14. Impresión

Imprimir cantidades masivas de documentos es bastante normal para la mayoría de las empresas, pero rara vez es un proceso eficiente. A veces, las empresas tienen que enviar a alguien a comprar tinta de impresión porque se les ha acabado sin darse cuenta. Esto puede dañar gravemente la productividad de su negocio si todos están sentados esperando para imprimir documentos importantes.

Lo crea o no, este es un problema que también puede ser abordado por la automatización. Puede descargar un software en su impresora que identificará cuándo se está quedando sin tinta y realizará automáticamente un pedido de reemplazo para que se le envíe tinta nueva antes de que se agote, eliminando cualquier tiempo de inactividad causado por quedarse sin tinta.

Soluciones recomendadas:HP, Hermano, epson

15. Seguimiento de gastos

Los métodos tradicionales de informes de gastos no solo son ineficientes, sino que son propensos a errores. Los empleados a menudo tienen dificultades para realizar un seguimiento de sus recibos, lo que retrasa la presentación oportuna de los informes de gastos. Además, las políticas de informes de gastos no siempre son claras, lo que genera errores que podrían perjudicar financieramente a la empresa.

Las aplicaciones de seguimiento de gastos permiten a los empleados tomar fotografías de sus recibos de inmediato usando sus teléfonos inteligentes para que no tengan que recolectar y guardar recibos. Esto ayuda a reducir la cantidad de tiempo que los empleados pierden tratando de armar sus informes de gastos. Los gerentes pueden aprobar estos gastos en tiempo real, lo que ayuda a acelerar el reembolso de los empleados. Los gerentes también pueden usar los datos para ayudar a establecer límites de gasto más apropiados.

Automatice para que pueda concentrarse en las tareas que mueven la aguja de su negocio

La automatización de estas tareas no solo puede ayudarlo a ahorrar una cantidad significativa de tiempo, sino que también puede ayudarlo a realizar estas tareas de manera más efectiva. No solo eso, el tiempo que ahorre puede dedicarse a asuntos más importantes que tendrán un impacto mucho mayor en el éxito de su negocio.