Las 5 capacidades más vitales de cualquier herramienta de gestión de proyectos
- Elección de herramientas de gestión de proyectos: 5 capacidades imprescindibles
- Comience por mirar lo que quiere lograr
- 1. Acceso y Control de Datos Vitales
- 2. Experiencia de usuario
- 3. Integraciones
- 4. Ayuda y soporte
- 5. Hojas de ruta activas y receptivas de funcionalidad futura
- Defina lo que necesita, comprenda lo que quiere y luego haga su elección
Elección de herramientas de gestión de proyectos: 5 capacidades imprescindibles
Mantener un proyecto organizado puede ser una tarea desafiante, especialmente cuando hay varios miembros del equipo que manejan múltiples cargas de trabajo. Asegurarse de que su equipo pueda colaborar y comunicarse entre sí fácilmente es importante para su capacidad de completar con éxito el proyecto a tiempo. Debido a esto, querrá utilizar un software de gestión de proyectos.
Su proyecto no solo se beneficiará del uso de una herramienta de gestión de proyectos, sino que incluso puede depender de ello. Muchos proyectos fracasan o tienen éxito en función de la eficacia de la herramienta de gestión de proyectos utilizada. Sin embargo, vale la pena señalar que no todos los programas de gestión de proyectos son iguales, lo que significa que es aconsejable comparar herramientas antes de elegir cuál implementar.
Comience por mirar lo que quiere lograr
Las herramientas de gestión de proyectos pueden variar ampliamente. Algunos ofrecen características muy básicas, mientras que otros son mucho más completos. Algunos están diseñados para su uso en una variedad de industrias diferentes, mientras que otros están diseñados específicamente para ciertos tipos de proyectos o empresas. Debido a esto, querrá comparar cuidadosamente las herramientas de administración de proyectos antes de tomar su decisión.
Antes de comenzar a comparar las herramientas de gestión de proyectos, determine qué es lo que desea que su software de gestión de proyectos haga por usted. Esto hará que sea mucho más fácil identificar qué funciones serán útiles para su equipo y qué funciones no tendrán un impacto tan grande. Teniendo esto en cuenta, aquí hay cinco capacidades importantes que debe tener su software de gestión de proyectos.
1. Acceso y Control de Datos Vitales
Podría decirse que una de las capacidades más importantes que debe ofrecer una herramienta de gestión de proyectos es la capacidad de compartir datos y comunicarse y colaborar con los miembros del equipo. Estas características son vitales para la eficiencia de su proyecto y la capacidad de los miembros de su equipo para trabajar juntos de manera efectiva. Echemos un vistazo a cómo una buena herramienta de gestión de proyectos debería abordar estas necesidades:
La gestión eficaz de proyectos requiere la colaboración del equipo
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos en estos días utilizan la nube, lo que le permite cargar documentos y datos a los que todos los miembros del equipo pueden acceder, incluso si se encuentran en ubicaciones remotas. Los miembros del equipo deberían poder cargar o compartir su trabajo en un instante. Esto hace que sea mucho más fácil compartir documentos importantes en lugar de tener que enviar y recibir miles de correos electrónicos con archivos adjuntos que deben descargarse e imprimirse continuamente.
La capacidad de colaborar de esta manera facilita y agiliza el acceso a datos importantes y ayuda a mantener todo organizado. Algunas de las funciones de colaboración que debe buscar incluyen no solo la capacidad de compartir, sino también la capacidad de editar, recuperar versiones anteriores de un documento y sincronizar archivos en la plataforma con el disco duro que está usando un miembro del equipo.
Las buenas herramientas de gestión de proyectos no solo permitirán compartir documentos entre los miembros del equipo, sino que también permitirán que los miembros del equipo se comuniquen en tiempo real. Esto se puede hacer con funciones como chat uno a uno, chat de equipo y/o chat de video/audio de equipo. Estas funciones también ayudan a ahorrar tiempo, ya que se requieren menos reuniones para que los miembros se mantengan al tanto del progreso de los demás. Las características de colaboración y comunicación son capacidades necesarias que cualquier buena herramienta de gestión de proyectos debe proporcionar.
Su empresa necesita un control granular de quién ve qué
Hacer que los datos del proyecto sean más accesibles para su equipo hará que las cosas sean más eficientes. Sin embargo, querrá tener cierto control sobre quién puede acceder a la plataforma y ver cualquier documento o trabajo que se haya compartido o cargado, especialmente si se trata de datos confidenciales. Busque una herramienta de gestión de proyectos que proporcione cifrado en los documentos que se cargan y comparten. Las herramientas de gestión de proyectos acreditadas también permiten la capacidad de crear automáticamente múltiples copias de seguridad al día para garantizar que todo su trabajo esté seguro en caso de que su sistema falle. Por último, encuentre una herramienta que tenga controles de privacidad para que pueda limitar el acceso. Es posible que no desee que todos los miembros del equipo del proyecto tengan acceso a cierta información.
2. Experiencia de usuario
Lo más probable es que el proyecto en el que está trabajando su equipo requiera una buena parte de su tiempo y esfuerzo, por lo que no querrá que pierdan nada descifrando la interfaz de usuario de una herramienta de gestión de proyectos. Querrá utilizar un software que tenga un flujo de trabajo fácil de seguir y que sea personalizable para adaptarse a las necesidades únicas de su equipo.
Flujo de trabajo fácil de seguir
Los miembros del equipo deben poder descubrir cómo compartir documentos, colaborar y comunicarse con los compañeros de equipo, identificar sus tareas, verificar el progreso del proyecto y ver los próximos plazos con facilidad. Las herramientas que hacen que los usuarios salten a través de los aros para descubrir cómo usar sus funciones de manera efectiva o que dificultan mantener todo organizado serán un lastre para la eficiencia de su proyecto. Si una herramienta es difícil de usar, es más probable que los miembros de su equipo se desvíen de la tarea en cuestión y también sean más propensos a cometer errores.
La capacidad de personalizar la UX según sus necesidades únicas
Además de tener una interfaz fácil de usar que le permita a su equipo aprovecharla al máximo con una capacitación mínima, querrá encontrar un software de administración de proyectos que se pueda personalizar para ayudar a satisfacer las necesidades específicas de su equipo. Los buenos desarrolladores a menudo están abiertos a personalizar su software, ya sea haciendo algunos ajustes para que la herramienta sea más fácil de usar para su equipo o agregando funciones que mejorarán la capacidad de su equipo para completar el proyecto con éxito.
La capacidad de realizar sus propias personalizaciones menores a las funciones dentro de la plataforma también es un gran beneficio. Por ejemplo, querrá tener la capacidad de personalizar los informes para que los datos y las métricas clave se muestren de manera efectiva. Incluso poder personalizar los esquemas de color y los logotipos en sus informes puede ser una ventaja útil.
3. Integraciones
La mayoría de las empresas querrán utilizar un software de gestión de proyectos que actúe como centro de todo el trabajo de su equipo. Sin embargo, es bastante probable que su equipo siga utilizando otros sistemas y aplicaciones fuera del software de gestión de proyectos elegido, como calendarios nativos y correo electrónico. Para hacer que el uso de estos otros sistemas y aplicaciones sea más eficiente y efectivo para su equipo, querrá encontrar una herramienta de administración de proyectos que sea fácil de integrar.
Por ejemplo, la integración de su software de gestión de proyectos con Gmail permitirá a los miembros del equipo traer conjuntos de correos electrónicos filtrados al proyecto automáticamente, reduciendo así la cantidad de tiempo que pasan revisando su correo electrónico fuera de la plataforma. Identifique las aplicaciones y los sistemas que le gustaría integrar de antemano y también pregunte sobre las capacidades de integración en general antes de elegir un software de gestión de proyectos.
4. Ayuda y soporte
Teniendo en cuenta la importancia de sus proyectos y los plazos que deben cumplir, lo último que desea es quedarse atrapado en el desierto porque no hay nadie que lo ayude a resolver un problema técnico en su software de gestión de proyectos o su equipo simplemente no sabe cómo usarlo. una de sus características. Aquí es donde un buen equipo de soporte debe entrar para salvar el día.
Asegúrese de que el software que elija tenga un desarrollador que cuente con un equipo de atención al cliente dedicado. Su equipo de soporte no solo debería ayudarlo a resolver cualquier problema que pueda tener con la plataforma, sino que también debería ayudarlo a incorporar a su equipo rápidamente guiándolos a través del software paso a paso cuando lo implemente por primera vez.
Averigüe cuál es su línea de soporte y si realmente hablará con un humano cuando lo llame. También debe prestar atención a su disponibilidad: ¿podrá solicitar y recibir soporte fuera del horario laboral y durante los fines de semana? Busque también otros canales de soporte, como el chat en vivo en su sitio web o la posibilidad de comunicarse con ellos a través de las redes sociales.
5. Hojas de ruta activas y receptivas de funcionalidad futura
Su equipo no solo tendrá diferentes necesidades para diferentes proyectos, sino que también se pueden desarrollar nuevas necesidades en el transcurso de un solo proyecto. La capacidad de un desarrollador para satisfacer esas nuevas necesidades depende de si tiene hojas de ruta activas y receptivas para la funcionalidad futura. Las siguientes son algunas formas en que puede saberlo:
La capacidad de solicitar nuevas funciones
Busque un desarrollador que acepte solicitudes de nuevas funciones. Esto le permite plantear directamente las necesidades específicas que tiene su equipo en el transcurso de un proyecto. Es más probable que un desarrollador que acepta solicitudes de funciones las implemente en versiones actualizadas del software para satisfacer sus necesidades.
La capacidad de ver qué funcionalidad vendrá pronto
Los desarrolladores que mantienen a sus clientes actualizados sobre las nuevas funciones que se están probando o que se están implementando durante las próximas actualizaciones o versiones del software están trabajando activamente para mejorar la funcionalidad y no solo se conforman con lo que proporciona su plataforma actual o lo que el actual los estándares son. El esfuerzo por mantener informados a los clientes sobre funciones futuras es una buena indicación de su calidad.
Defina lo que necesita, comprenda lo que quiere y luego haga su elección
Estas son cinco capacidades que querrá asegurarse de que el software de gestión de proyectos que elija pueda proporcionar; sin embargo, asegúrese de saber exactamente lo que quiere y lo que su equipo necesita para tomar una decisión más informada.
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